Automatización de Procesos Empresariales con Flujos de Trabajo de SharePoint – Parte 1

Entre las principales funcionalidades de SharePoint tanto en la versión Foundation, como Enterprise o incluso Online podemos encontrar los flujos de trabajo, el cual es un servicio basado en el Framework conocido como Windows Workflow Foundation (WWF) de .NET, este servicio nos permite diseñar flujos de trabajo para poder llevar a cabo automatización de procesos. Estos flujos de trabajo pueden ser enfocados a los diferentes departamentos de una empresa, como por ejemplo, un flujo de trabajo para el departamento de recursos humanos que se encargue de automatizar los permisos de vacaciones de los empleados de la empresa.

Los flujos de trabajo están conformados por condiciones y acciones y se asocian a una lista o biblioteca de nuestro sitio de SharePoint. Podemos configurar que la inicialización de los flujos de trabajo asociados se lleve a cabo de forma manual o que inicialice automático al agregar o modificar un elemento.

Desde SharePoint Designer podemos llevar a cabo el diseño de nuestros flujos de trabajo, también desde esta herramienta también podemos modificar parámetros de configuración y crear flujos de trabajo reutilizables lo cual fue una de las características que se implementó a partir de la versión de SharePoint 2010, de tal forma que si necesitamos utilizar el mismo flujo de trabajo para diferentes listas, en diferentes colecciones de sitios lo podemos reutilizar.

SharePoint Workflow

Los flujos de trabajo de SharePoint pueden ser tan simples o complejos según consideremos necesario, esto debido a que podemos exportar nuestros proyectos de SharePoint Designer a Visual Studio para desarrollar acciones personalizadas que pueden ser utilizadas o invocadas durante la ejecución del flujo de trabajo o por el contrario, podemos utilizar solamente los flujos de trabajo por defecto que vienen incluidos en la versión Enterprise de SharePoint sin que sea necesario algún diseño o desarrollo de código para la funcionalidad del flujo de trabajo. Estos flujos de trabajo pueden ser por ejemplo, la aprobación de un usuario cuando se carga un nuevo documento a una biblioteca.

Es importante mencionar que si nuestra organización cuenta con un equipo de calidad que se encarga de gestionar los procesos de la compañía y ya se cuentan con diagramas de los flujos de trabajo, SharePoint Designer nos permite importar o incluso exportar flujos de trabajo desde Office Visio Professional o una versión superior.

La automatización de los procesos empresariales nos permite optimizar los tiempos y costos de dichos procesos brindando una mayor productividad a nuestra empresa.

Este artículo fue escrito originalmente para la revisa LATAM Technology.

David Sánchez Aguilar, consultor enfocado en tecnologías Microsoft. Cuenta con varias certificaciones como MCP, MCT, MCSD, MCITP, MCTS y Microsoft Specialist. Es graduado de la carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales y actualmente cursa la Maestría de Administración de Tecnologías de la Información (MATI). Cuenta con más de siete años de experiencia trabajando con plataformas de colaboración. Ha participado en distintos proyectos para Latinoamérica y Norteamérica con tecnologías como SharePoint, Office 365, Microsoft Azure, Team Foundation, SQL Server, System Center y también soluciones de desarrollo basadas en .NET Framework y HTML5. Adicionalmente, es instructor certificado de Microsoft.

Publicado en LATAM Technology, SharePoint

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