Convence a la gerencia. ¿Por qué implementar SharePoint?

En diferente ocasiones he tenido la oportunidad de visitar clientes con el fin de darles a conocer la plataforma de SharePoint. He encontrado muchos que ya cuentan con una instalación en sus diferentes organizaciones, pero muchos no conocen el alcance ni el potencial que tiene esta plataforma, normalmente muchas personas conocen SharePoint como un servidor de archivos o como un manejador de contenido de páginas web. Pero SharePoint es más que eso, esta plataforma ofrece soluciones de colaboración como por ejemplo para tener un manejo documental centralizado, con seguridad administrada, en una plataforma fácil de respaldar y restaurar, además de contar con control de versiones e integración nativa con la suite de Microsoft Office, por otro lado también tenemos la opción de crear sitios para redes sociales empresariales, como blogs o perfiles por usuario, intranet para departamentos u organizaciones, sitios web corporativos y portales web para sitios públicos. SharePoint ofrece a sus usuarios integración con múltiples plataformas, mediante el servicio de conectividad empresarial, lo que nos permite desarrollar soluciones colaborativas mediante sitios con la información de nuestros diferentes sistemas corporativos.

SharePoint Logo

He participado en muchos proyectos donde el alcance del mismo se limita solamente a instalar, configurar y crear los sitios de SharePoint. Es muy importante tener en cuenta que cuando se desea implementar una plataforma de colaboración, esto es solo el principio. Muchos administradores de SharePoint, no toman el tiempo que deberían para incitar a sus usuarios a utilizar las funcionalidades de SharePoint, lo cual trae como consecuencia que los sitios sean solamente informativos y no se aprovechen las funciones de una plataforma colaborativa.

¿Como aprovechar las capacidades de colaboración que ofrece SharePoint?

SharePoint ofrece a los administradores de sitios no solo la opción de crear bibliotecas para que los usuarios puedan compartir archivos, sino también tenemos la creación de las listas, estas listas desde un punto de vista de informática, son como las tablas de una base de datos, nos dan la facilidad de almacenar información, pero entonces tenemos la siguiente pregunta:

¿Que información puedo almacenar en las listas para sitios más funcionales?

SharePoint ofrece nos brinda varias plantillas de listas que vienen por defecto, lo que conocemos como soluciones “out of the box”, estas plantillas corresponden a listas de contactos, tareas, encuestas, manejo de proyectos, seguimiento a casos, calendarios compartidos, hipervínculos de interés, foros de discusión y finalmente listas personalizadas, donde podemos crear nuestras propias columnas para almacenar la información que nosotros queremos, por ejemplo, cuentas de contabilidad, permisos de vacaciones, etc.

¿Como informar a los usuarios sobre la información de los sitios del SharePoint?

SharePoint dispone de diferentes herramientas que podemos configurar para poder notificar a los usuarios de lo que sucede en los sitios de nuestra organización, esto nos permite no solamente aumentar la participación de nuestros usuarios sino también automatizar procesos de la empresa. Estas herramientas pueden ser las alertas, podemos configurar correos electrónicos automáticos para hacerles saber a nuestros usuarios o a nosotros mismos cuando alguno de los usuarios carga un nuevo documento o agrega un nuevo elemento en una lista, de la misma forma lo podemos configurar para cuando se modifica un elemento o documento ya existente en alguna de las bibliotecas o listas de nuestros SharePoint.

Los flujos de trabajo, es una de las herramientas más utilizada en SharePoint para automatizar procesos y de igual forma los podemos inicializar cuando se agrega un elemento o se modifica un elemento de una lista o biblioteca, los flujos de trabajo, están compuestos por acciones y condiciones. Por ejemplo, una condición puede ser cuando se desee comparar el valor de una columna y una acción puede ser asignar una tarea en una determinada lista, enviar un correo electrónico, actualizar un valor en una columna de nuestra lista, etc. Es importante mencionar que los flujos de trabajo se pueden importar y exportar desde Microsoft Visio. El tema sobre los flujos de trabajo se puede extender bastante, debido a que hay diferentes tipos y diferentes formas de construirlos, por lo cual, espero poder abarcarlos en un próximo artículo, sin embargo, para efectos de este artículo es importante conocer la funcionalidad y el uso que le podemos dar.

¿SharePoint como una plataforma de búsqueda?

SharePoint cuenta con un potente motor de búsqueda el cual nos es súper útil para plataformas donde tenemos cientos de miles o millones de archivos o de elementos en las listas, cuando se tiene un ambiente de búsqueda bien configurado podemos realizar búsquedas por las propiedades de un archivo o hasta por el contenido de un archivo, estos archivos puede ser por ejemplo documentos de Word, OneNote o Excel, pero de igual forma existen diferentes componentes para poder realizar búsquedas por la extensión de otros archivos, como por ejemplo IFilter para PDF. Cada motor de búsquedas depende de la edición que tengamos de nuestro SharePoint, pero de igual forma podemos integrar otros motores de búsqueda como Search Server Express o FAST Search Server. Este tipo de integraciones nos permite formar soluciones que no solamente contemos con opciones de buscar elementos en listas o bibliotecas sino que también nos permite buscar usuarios en nuestro directorio, ya sea por información personal, por un proyecto en el que se encuentre trabajando, por departamento, etc.

SharePoint también nos brinda la opción de poder construir soluciones de búsquedas federadas, esto con el fin de que los resultados también correspondan a otro motor de búsqueda como por ejemplo Bing.

¿Soluciones de inteligencia de negocios en SharePoint?

SharePoint cuenta con un servicio llamado Perfomance Point, el cual nos permite crear y diseñar tableros dinámicos de fuentes de datos como Analysis Services de SQL Server para nuestros sitios, estos tableros nos permiten conocer el estado en tiempo real de nuestra información, estos datos pueden ser por ejemplo, el desempeño de las ventas de nuestra empresa con medidores KPI. Si tienes la versión Enterprise de SharePoint, ya tienes este servicio, solamente necesitas habilitarlo y tus sitios tendrán la opción disponible de crear paneles con información empresarial.

¿Que infraestructura tecnológica debo usar para SharePoint?

Existen distintos tamaños para las granjas en SharePoint y esto normalmente varía por el número de usuarios con que cuente tu organización y también de la alta disponibilidad que desees implementar para la plataforma. Sin embargo, también contamos con la opción de tener SharePoint en la ‘nube’ con servicios de hospedaje como Office 365 o SharePoint Online, si deseas un ambiente escalable y de alta disponibilidad para tu organización, esta es la mejor recomendación.

¿SharePoint como plataforma de desarrollo?

SharePoint permite extender la funcionalidad de la plataforma brindando a los programadores las herramientas necesarias para que podamos personalizar las soluciones que necesitemos implementar, podemos encontrar diferentes API para los modelo de objetos del servidor y del cliente, además de distintos servicios web basados en REST. Visual Studio cuenta con una gran cantidad de plantillas de proyectos correspondientes a SharePoint, entre estos tipos de proyectos tenemos manejadores de eventos, flujos de trabajo, elementos web para nuestros sitios, servicios web para extender la integración con otras plataformas, páginas de aplicación ASPX, modelo de entidades para conexión de datos externos, etc. Existen distintos tipos de soluciones que podemos desarrollar para SharePoint tales como soluciones para granja o soluciones Sandbox.

MVA Logo

Si desean conocer más sobre SharePoint los invito a visitar la academia virtual de Microsoft (MVA) http://www.microsoftvirtualacademy.com, donde podrás encontrar recursos gratuitos sobre SharePoint, como por ejemplo, cursos y carreras de infraestructura y topología de los servidores de una granja de SharePoint y también de desarrollo.

Este artículo fue originalmente escrito para la revisa LATAM Technology.

David Sánchez Aguilar, consultor enfocado en tecnologías Microsoft. Cuenta con varias certificaciones como MCP, MCT, MCSD, MCITP, MCTS y Microsoft Specialist. Es graduado de la carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales y actualmente cursa la Maestría de Administración de Tecnologías de la Información (MATI). Cuenta con más de siete años de experiencia trabajando con plataformas de colaboración. Ha participado en distintos proyectos para Latinoamérica y Norteamérica con tecnologías como SharePoint, Office 365, Microsoft Azure, Team Foundation, SQL Server, System Center y también soluciones de desarrollo basadas en .NET Framework y HTML5. Adicionalmente, es instructor certificado de Microsoft.

Publicado en LATAM Technology, MVA, SharePoint
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